Foaie de parcurs – Ce este, când este necesară și ce informații trebuie să conțină?

Transporturile auto sunt un domeniu de activitate pe cât de ofertant, pe atât de solicitant din punct de vedere administrativ. Formalitățile necesare, pentru a efectua operațiuni de transport în condiții legale, sunt numeroase și pot ridica provocări importante. Dacă deții o companie de transport, este necesar să te interesezi foarte bine cu privire la obligațiile pe care le ai, din punct de vedere legal. Un element important, de care trebuie să se țină cont în permanență este așa-numita foaie de parcurs pentru autovehicule transport marfă. 

Trebuie să știi care este definiția foii de parcurs, cine o completează, când o completează, ce informații trebuie să fie menționate pe o foaie de parcurs auto și care este utilitatea ei. De asemenea, este necesar să cunoști și care sunt modalitățile de ultimă generație prin care te poți asigura că ai acces rapid, sigur și precis la informațiile pe care trebuie să le includă foaia de parcurs. Cu ajutorul detaliilor din acest articol, poți afla răspunsul tuturor întrebărilor pe care la ai, cu privire la noțiunea de foaie de parcurs autoturisme și foaie de parcurs autocamioane. 

Foaie de parcurs: definiție și utilitate

Foaia de parcurs reprezintă un document justificativ care are multiple utilizări. Acest document se întocmește în cazul în care se efectuează transporturi, prin intermediul unor autovehicule. Documentul și informațiile pe care trebuie să le cuprindă acestea sunt legiferate. Foile de parcurs sunt documente prin care se caracterizează specificul unei curse efectuate de către un transportator. 

Aceste documente cuprind informații legate de traseul urmat, scopul efectuării cursei, consumul de combustibil etc. Despre ceea ce trebuie să conțină o foaie de parcurs pentru autocamoioane sau o foaie de parcurs autoturism vei afla mai multe, pe parcursul acestui articol. . Este necesar ca orice firmă care organizează transporturi de marfă să cunoască utilitatea foii de transport. Aceasta are efecte, din mai multe puncte de vedere, după cum urmează:

• fiscalitate – foile de parcurs sunt documente prin care pot fi obținute deduceri de până la 50% sau chiar 100% a cheltuielilor vehiculului utilizat pentru transport;
• contabilitate – foaia de parcurs este un document justificativ, util în vederea întocmirii rapoartelor contabile obligatorii; 
• protecția muncii – în foaia de parcurs sunt menționate precizări referitoare la starea tehnică a autovehiculelor utilizate pentru efectuarea unui transport;
• circulație – foaia de parcurs poate fi utilizată ca alternativă la ordinul de deplasare. Șoferul o poate prezenta în fața agenților de circulație, în așa fel încât să nu poată fi sancționat pentru activitatea de transport desfășurată;
• justiție – sunt documente care pot fi utilizate ca probe în instanță, în situația în care compania ajunge să fie implicată în procese. 

Așadar, foile de parcurs sunt documente care pot ajuta la ușurarea misiunii multor oameni implicați în viața unei firme de transporturi. Șoferii, contabilii, experții în fiscalitate, precum și avocații pot să beneficieze de pe urma completării cu date corecte a acestui document. Cu toate acestea, este foaia de parcurs obligatorie? 

Foaie de parcurs – obligativitate

Foaia de parcurs este obligatoriu să se completeze, în cazul activităților de transport, conform legii. Obligativitatea foii de parcurs este justificată în mod diferit, în funcție de utilizările care îi sunt oferite documentului. Foaia de parcurs este un document fără de care anumite beneficii nu pot fi obținute, precum și un document care te poate feri de probleme cu agenții de circulație sau alte autorități. De pildă, din punctul de vedere al circulației pe drumurile publice în scopul efectuării de transporturi de mărfuri, foaia de parcurs este un document obligatoriu, în lipsa ordinului de deplasare. 

Prin intermediul foii, șoferul își justifică activitatea de transport. Totodată, legea prevede că foaia de parcurs este un document necesar, în cazul producerii de accidente pe drumurile publice. Astfel, în astfel de cazuri, sunt necesare pentru efectuarea de cercetări variante originale și copii de pe documente precum: procese verbale de la fața locului, schițe, declarații, ordin de deplasare sau foaia de parcurs.

O latură foarte importantă, din punct de vedere legal, este cea referitoare la protecția muncii. Astfel, prin legea 319/2006, art. 13, lit. e, se definește obligativitatea întocmirii documentelor justificative de tip foaie de parcurs. Conform legii, angajatorul (adică firma de transport) are obligația de a oferi instrucțiuni în vederea completării și eliberării de foi de parcurs prin care să se definească starea tehnică a autovehiculelor la plecarea și la sosirea lor din curse. 

În ceea ce privește utilitatea din punct de vedere fiscal, așa cum ai aflat anterior, foaia de parcurs poate fi utilizată pentru deducerea cheltuielilor cu până la 100%. Chiar dacă acesta este un avantaj pentru firmă, completarea nu este facultativă. Atunci când un vehicul este utilizat în scopuri comerciale și se află în proprietatea unei firme, foaia de parcurs este obligatoriu să fie completată. 

În cazul unei verificări, inspectorii fiscali care cercetează activitatea firmei tale vor solicita foile de parcurs. În lipsa acestora, ei pot consdera că automobilele nu au fost folosite în mod justificat, în vederea obținerii unor câștiguri bănești. În aceste condiții, compania este pasibilă de amenzi și chiar de pedepse mai drastice. 

Trebuie precizat că există și excepții, atunci când vine vorba despre vehiculele pentru ale căror curse trebuie efectuate foi de parcurs. Este vorba despre mașinile utilizate pentru servicii de pază și protecție, servicii de curierat sau servicii de urgență. De asemenea, sunt incluse pe lista autoheviculelor exceptate și cele utilizate pentru servicii de taximetrie, autoturismele din flota școlilor de șoferi, mașinile date în închiriere sau folosință prin leasing operațional sau financiar, dar și autoturismele folosite ca mărfuri, în scop comercial. 

Pe lângă faptul că este necesară și obligatorie, foaia de parcurs trebuie să fie completată și urmând un anumit tipar. O foaie de parcurs model cuprinde informațiile de bază menționate în lege.

Ce trebuie să conțină foaia de parcurs

Nu există un model obligatoriu care trebuie urmat, la completarea foilor de parcurs. Legea nu oferă un astfel de reper, însă există un set minim de date pe care foile trebuie să le conțină. Acestea sunt definite în codul fiscal, la punctul 68 (2). Este vorba despre:

1. Categoria din care face parte autovehiculul folosit pentru transport;
2. Traseul parcurs în cadrul unei curse (loc de pornire și destinație);
3. Informații despre scopul efectuării unei curse;
4. Numărul de kilometri parcurși în cursa efectuată;
5. Norma proprie de consum de carburat pe kilometru.

Fiind definită drept document justificativ, foaia de parcurs trebuie să includă și alte informații, pentru a putea fi utilizată în contabilitate sau în scop fiscal. Astfel, pe ea pot fi incluse detaliile următoare:

• titlul documentului;
• denumirea și sediul companiei care întocmește documentul;
• numele persoanelor care participă la efectuarea transportului;
• scopul transportului și temeiul legal;
• informații despre cantitatea și specificul elementelor transportate;

Tot pe foaia de parcurs pot fi trecute și alte informații care, deși nu au caracter obligatoriu, pot fi foarte utile în anumite circumstanțe. Organele fiscale consideră că este util ca descrierea modalităților de efectuare a transporturilor să se facă într-o manieră cât mai precisă. Din perspectiva firmei tale, acest lucru ajută la crearea unei imagini transparente, caracterizată de corectitudine. O astfel de abordare te poate feri și de pierderi de timp cu cercetări amănunțite. Iată ce alte elemente este recomandat să cuprindă foaia de parcurs:

• numărul de înmatriculare al autovehiculului;
• marca autoheviculului;
• data și ora plecării, data și ora sosirii;
• alimentările cu combustibil efectuate pe traseu;
• kilometrajul de la plecare și kilometrajul de la sosire;
• distanța parcursă pe drumuri neamenajate;
• toate datele despre persoana care a condus vehiculul.

Chiar dacă par stufoase și greu de obținut, aceste informații necesare la completarea unei foi de parcurs pot fi obținute în mod ușor. Este important să știi că foaia nu este un document tipizat și poate fi adaptat în funcție de activitatea pe care o desfășori, dar și de echipamentele tehnologice de care dispui. Poți alege formulare standard, preimprimate, dar poți aborda si metoda modernă. Aceasta implică utilizarea de tehnologii prin care se vor genera în mod automat foi de parcurs complete, valabile și extrem de precise.

Sistemele moderne de monitorizare, un ajutor în completarea foilor de parcurs

Amănuntul esențial în orice discuție legată despre obligativitatea foii de parcurs și modul în care trebuie să fie întocmită aceasta constă în faptul că documentul nu trebuie să fie preimprimat. Legea nu specifică obligativitatea deținerii foilor de parcurs în format fizic. Ele sunt documente prin care se identifică autovehiculul utilizat în vederea unui efectuării unui transport, precum și modul în care sunt utilizate resursele precum combustibilul, în acest sens. 

Tocmai din aceste motive, este perfect acceptabil ca o companie să recurgă la documente electronice. Acestea pot fi generate în mod automat, prin intermediul unor sisteme de monitorizare GPS basic. Aceste sisteme oferă, ca avantaje, posibilitatea de a monitoriza în timp real deplasarea vehiculelor din flota unei firme. Ele garantează o vizibilitate perfectă, iar informațiile necesare sunt accesibile 24/7, inclusiv de pe telefoane mobile și aplicații web. 

Sistemul CargoTrack basic este compus din două elemente: componeta software și componenta hardware. El poate fi utilizat pentru vehicule, remorci, containere și alte elemente care pot intra în flota firmei tale. Componenta software și hardware îți oferă o viziune de ansamblu asupra activității flotei tale și determină creșterea productivității cu un procent de până la 35%. Pe lângă acest aspect, sistemul este util și din punct de vedere al generării documentelor precum foaia de parcurs. 

Un sistem de monitorizare, așa cum este CargoTrack Basic monitorizează toate vehiculele în timp real și generează rapoarte de activitate inclusiv în funcție de șoferi. Sistemul facilitează și crearea de trasee cu puncte intermediare și poate să genereze rapoarte de activitate, inclusiv foaie de parcurs. Un avantaj remarcabil al acestei soluții este reprezentat de faptul că sistemul folosește tehnolgii și aplicații moderne, precum Google Maps, Google Traffic sau Google Street View. Astfel, precizia este garantată, inclusiv din punct de vedere al măsurării consumului de combustibil. 

O soluție și mai avansată este reprezentată de monitorizarea premium a flotei. Acesta permite generarea unor foi de parcurs și mai precise. De pe lista beneficiilor oferite fac parte analiza în mod detaliat a timpilor de condus, precum și informații despre încălcarea programului. Informațiile pe care sunt bazate aceste detalii sunt obținute din tahograf. În baza tuturor statisticilor și a acțiunir care reies, în urma procesului de monitorizare, sunt generate foi de parcurs precise. În situația în care ai nevoie de informații exacte, în cazul unui proces sau atunci când ai parte de un control al inspectorilor fiscal, precizia informațiilor face o diferență semnificativă.

Sistemele de monitorizare prin GPS a flotei firmei tale de transport sunt utile din mai multe puncte de vedere și te pot ajuta să sporești profitabilitatea companiei. Poți afla dacă șoferii respectă timpii de condus, traseele prestabilite și stilul de condus recomandat pentru protejarea flotei și a consumului optim de combustibil. Totodată, te poți folosi de aceste sisteme pentru generarea de foi de parcurs într-o manieră precisă și detaliată.

Foaia de parcurs reprezintă un document obligatoriu, pentru firmele de transport care nu fac parte din categoriile exceptate de la a le completa. Ele reflectă modul în care sunt folosite autovehiculele de transport, traseele urmate, starea tehnică a vehiculelor, precum și informațiile exacte despre traseu, destinație, companie și șoferul care controlează mașina. 

Alege să investești în soluțiile moderne disponibile pe CargoTrack.ro și scapă de orice grijă referitoare la foile de parcurs. Acestea nu vor mai fi necesar să fie completate în format fizic și pot fi generate în mod automat, de un sistem precis, care funcționează în baza unor tehnologii moderne. Fiecare cursă poate fi justificată și reflectată în mod exact pe foaia de parcurs pe care o generează sistemele de monitorizare GPS moderne. Investește în soluții de calitate și bucură-te de o activitate legală și mult mai productivă!