Procesul de digitalizare și modernizare a afacerilor nu mai este o noutate. Tot mai multe companii își doresc să facă pași concreți în această direcție și să își îmbunătățească procesele interne.
Industria transporturilor nu face excepție. Tot mai mulți transportatori își doresc să își schimbe modul de lucru, integrând treptat soluții digitale care le simplifică activitatea și le oferă un control mai bun asupra operațiunilor.
De ce este nevoie de digitalizare?
Evoluția unei companii nu înseamnă doar creșterea profitului, ci și eficientizarea modului de lucru. Prin digitalizare, pot fi automatizate numeroase activități care, anterior, erau realizate manual și necesitau mult timp.
Un exemplu concret: mulți transportatori încă folosesc agende sau foi pentru a nota termenele reviziilor tehnice, schimburilor de anvelope sau expirarea polițelor. Toate aceste informații pot fi centralizate într-un sistem digital, care trimite automat notificări înainte de expirarea termenelor.
Digitalizarea contribuie la o afacere mai organizată. Angajații nu mai sunt nevoiți să își piardă timpul cu sarcini repetitive și pot să se concentreze pe activități cu adevărat importante.
O companie de transport presupune numeroase cheltuieli – de la carburanți și taxe de drum, până la asigurări. Aceste costuri au crescut semnificativ în ultimii ani și continuă să crească.
Totodată, lipsa șoferilor reprezintă o problemă tot mai acută. Șoferul este elementul-cheie într-o firmă de transport – fără el, marfa nu poate ajunge la destinație. Această dificultate nu este specifică doar României, ci este prezentă la nivel european.
Din păcate, digitalizarea este adesea percepută ca fiind costisitoare și inutilă. În multe companii, singura formă de „digitalizare” este utilizarea fișierelor Excel și a documentelor printate.
Această reticență nu vine din lipsa de oportunități, ci mai degrabă din dificultatea de a le accesa într-un mod rapid, simplu și eficient.
Care sunt provocările?
Orice schimbare este privită inițial cu reticență. Însă, chiar dacă adaptarea poate fi dificilă, în cele mai multe cazuri merită efortul.
În domeniul transporturilor, digitalizarea nu a fost o prioritate până de curând, dar lucrurile încep să se schimbe treptat. Tot mai mulți transportatori conștientizează atât necesitatea acestei tranziții, cât și beneficiile pe care le aduce.
Iată câteva dintre provocările care pot împiedica digitalizarea:
1. Costuri inițiale ridicate și un ROI dificil de estimat
Implementarea unui sistem TMS performant sau a unor soluții bazate pe inteligență artificială presupune investiții semnificative. Beneficiile apar în timp și nu sunt întotdeauna ușor de măsurat imediat.
2. Rezistența la schimbare
– Angajații sunt obișnuiți cu metodele tradiționale de lucru.
– Există teama că „vor fi înlocuiți de tehnologie” sau că „nu vor ști să folosească noile sisteme”.
– Managerii pot percepe digitalizarea drept un „moft” sau o „complicație inutilă”.
3. Lipsa unei viziuni digitale clare
– Multe companii încep procesul de digitalizare doar pentru a „nu rămâne în urmă”, fără un plan bine definit.
– Nu este clar ce se dorește a fi digitalizat, de ce este necesar și cum va influența acest lucru afacerea.
4. Dificultăți de integrare cu sistemele deja existente
– Unele firme utilizează deja ERP-uri, soluții de facturare sau CRM-uri.
– Digitalizarea eficientă nu înseamnă înlocuirea totală a acestor sisteme, ci integrarea lor într-un ecosistem funcțional.
– Companiile nu trebuie să își schimbe complet modul de lucru, ci să găsească soluții tehnologice adaptate nevoilor proprii.
5. Securitatea datelor
– Digitalizarea implică gestionarea unui volum mare de date sensibile (clienți, trasee, tarife).
– Companiile trebuie să fie pregătite pentru eventuale atacuri cibernetice sau pierderi de date.
– În plus, apar tot mai multe reglementări legate de protecția datelor, iar sectorul transporturilor este considerat unul cu risc critic ridicat.
Cu ce poți începe digitalizarea companiei tale de transport?
1. Preluarea comenzilor
a. Comenzi de la clienți preluate automat (prin API, formulare online, procesare automată a emailurilor)
2. Planificarea și alocarea curselor
a. Alocarea automată a vehiculelor și șoferilor în funcție de capacitate, traseu și timpul de condus rămas
3. Monitorizarea transportului
a. GPS tracking în timp real
b. Descărcarea tahografului și analiza timpilor de lucru
c. Monitorizarea consumului de combustibil și a stilului de condus
d. Alerte automate pentru abateri de traseu, opriri neplanificate sau întârzieri
4. Gestionarea documentelor
a. Facturi, CMR-uri, avize, foi de parcurs – digitalizate complet
b. Semnături electronice și arhivare automată
c. Generarea automată a documentelor din sistem
5. Mentenanța flotei
a. Notificări automate pentru revizii, RCA, ITP
b. Istoric complet al intervențiilor și calculul cheltuielilor de întreținere
c. Gestiunea digitală a documentelor fiecărui vehicul
6. Managementul șoferilor
a. Planificarea timpului de lucru
b. Evaluarea performanței (scoring, KPI)
c. Pontaj electronic și foi de parcurs digitale
7. Facturare și contabilitate
a. Emiterea automată a facturilor la finalul cursei
b. Integrare cu ERP sau cu serviciile de contabilitate externe
c. Verificarea automată a datelor fiscale (ANAF, VIES)
8. Rapoarte și analize
a. Profitabilitate pe cursă, client, vehicul sau șofer
b. Compararea timpului estimat de livrare cu cel real
c. Generarea automată a indicatorilor cheie (KPI)
9. Securitate și conformitate
a. Backup automat al datelor
b. Respectarea cerințelor GDPR și NIS2
c. Controlul accesului la informații prin roluri și permisiuni
10. Relația cu clienții și partenerii
a. Portal dedicat clienților: vizualizarea statusului transportului, descărcarea documentelor
b. Sistem de chat sau mesagerie în aplicație
c. Colectarea feedbackului post-livrare
Digitalizarea nu trebuie să fie un proces grăbit, făcut doar de dragul de a „bifa” o schimbare. Chiar dacă tranziția poate dura mai mult, este esențial să îți instruiești angajații și să le explici clar motivele pentru care sunt implementate noile soluții. Modernizarea unei afaceri nu înseamnă concedieri, ci eficientizarea activității și folosirea mai bună a resurselor.
Poți începe cu pași mici – de exemplu, monitorizarea vehiculelor prin GPS sau pregătirea pentru sistemul e-Transport. Cu timpul, te vei adapta și vei observa cât de mult contribuie digitalizarea la o afacere mai organizată, mai eficientă și mai competitivă.
