Foaie de parcurs 2026: model descărcabil gratuit (PDF, Word, Excel)

Pe scurt: descarci mai jos, gratuit, un model de foaie de parcurs în format PDF, Word sau Excel, gata de completat. Foaia de parcurs este obligatorie pentru persoanele juridice deținătoare de vehicule, conform art. 27 alin. (2) din Regulamentul de aplicare a Codului rutier, iar în plan fiscal este documentul prin care justifici deducerea integrală a cheltuielilor și a TVA aferente vehiculului. Legea nu impune un formular tipizat, dar impune un conținut minim — pe care îl găsești mai jos.

Când este obligatorie foaia de parcurs

Aici se face cea mai frecventă confuzie. Sunt două obligații distincte, cu temeiuri diferite și cu consecințe diferite — una rutieră și una fiscală. Ele nu se suprapun complet.

1. Obligația rutieră: se aplică tuturor firmelor cu vehicule

Regulamentul de aplicare a Ordonanței de urgență nr. 195/2002 privind circulația pe drumurile publice, aprobat prin HG nr. 1391/2006, prevede la art. 27 alin. (2) că persoanele juridice deținătoare de vehicule au, printre altele, următoarele obligații:

• lit. a) — să verifice starea tehnică a vehiculelor, să facă mențiuni despre aceasta în foaia de parcurs sau ordinul de serviciu și să nu permită ieșirea în circulație a celor care nu îndeplinesc condițiile tehnice;
• lit. b) — să elibereze foaie de parcurs sau ordin de serviciu pentru vehiculele care se deplasează în cursă;
• lit. e) — să țină seama de observațiile făcute de polițiști sau de conducătorii de vehicule în foaia de parcurs.

Două precizări care contează: obligația este a persoanei juridice, nu a persoanei fizice, iar legea acceptă alternativa „ordin de serviciu”. Nu ești obligat să folosești exact un document numit „foaie de parcurs”, dar trebuie să existe unul dintre cele două.

2. Obligația fiscală: apare doar dacă vrei deducere integrală

Aici e nuanța pe care majoritatea materialelor o ratează. Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal, aprobate prin HG nr. 1/2016, prevăd că, pentru exercitarea dreptului de deducere a taxei, „orice persoană impozabilă trebuie să dețină documentele prevăzute de lege pentru deducerea taxei și să întocmească foaia de parcurs” — în situația în care vehiculul este folosit exclusiv în scopul activității economice și nu se aplică limitarea la 50% a deducerii.

Consecința practică: dacă firma optează pentru deducerea limitată la 50%, nu apare această obligație fiscală de a întocmi foi de parcurs pentru vehiculele respective. Rămâne însă obligația rutieră de la punctul 1, care nu are legătură cu regimul de deductibilitate.

Cu alte cuvinte: foaia de parcurs nu e „impusă de Codul fiscal” tuturor, ci este prețul deducerii integrale. Cine renunță la ea renunță la jumătate din deducere.

Ce trebuie să conțină foaia de parcurs

Nu există un formular tipizat impus prin lege — poți folosi orice model, inclusiv pe cel de mai sus. Există însă un conținut minim obligatoriu, enumerat explicit în normele Codului fiscal:

În practică, o foaie de parcurs completă mai conține și:

• Denumirea societății și datele de identificare;
• Numele conducătorului auto și numărul permisului;
• Data emiterii și perioada la care se referă;
• Starea tehnică a vehiculului la plecare și la sosire — cerută expres de art. 27 alin. (2) lit. a);
• Data și ora plecării și ale sosirii;
• Combustibilul existent în rezervor la începutul și la sfârșitul perioadei, plus alimentările pe parcurs;
• Semnăturile: cel care eliberează documentul și conducătorul auto;
• Spațiu pentru observațiile polițiștilor sau ale șoferului — de care firma e obligată să țină seama, conform lit. e).

Cum se completează foaia de parcurs, pas cu pas

1. Înainte de plecare — firma completează antetul: societatea, vehiculul, șoferul, data. Se verifică starea tehnică și se face mențiunea corespunzătoare;
2. La plecare — se notează indexul kilometrajului, combustibilul din rezervor, data și ora;
3. Pe parcursul cursei — se trec destinațiile, scopul fiecărei deplasări și alimentările făcute, cu bonurile aferente;
4. La sosire — index kilometraj, combustibil rămas, data și ora; se calculează kilometrii parcurși și consumul efectiv;
5. La predare — semnăturile și, dacă e cazul, observațiile șoferului privind starea tehnică.

Documentul se arhivează împreună cu bonurile de combustibil, pentru că cele două se verifică împreună: consumul efectiv rezultat din kilometri se compară cu norma proprie de consum și cu alimentările justificate. O diferență nejustificată între ele este exact ce caută un inspector fiscal.

Foaia de parcurs electronică și cea generată din GPS

Legea nu impune forma tipărită. Documentele în format electronic sunt acceptate, atât timp cât conțin informațiile cerute și pot fi puse la dispoziție la control. Asta deschide varianta cea mai practică pentru o flotă: generarea automată a foilor de parcurs din datele de monitorizare.

Avantajul nu e doar economia de timp. Datele completate manual sunt estimări scrise din memorie la finalul zilei; cele din GPS sunt înregistrate în momentul în care se întâmplă:

• Kilometrii parcurși — citiți din traseul real, nu aproximați;
• Orele de plecare și sosire — momentul intrării și ieșirii din perimetrul locului de încărcare sau descărcare;
• Locul deplasării — traseul complet, cu opriri;
• Consumul — măsurat prin CAN-bus sau sondă litrometrică, comparabil direct cu norma proprie și cu bonurile de alimentare.

Cu sistemul de monitorizare GPS CargoTrack aceste date se colectează automat, iar modulul de rapoarte le transformă în documente gata de arhivat, pe vehicul și pe perioadă. Pentru firmele care urmăresc și consumul, modulul de combustibil închide cercul dintre kilometri, normă și alimentări. Contactează echipa CargoTrack ca să vezi cum arată un raport pentru flota ta.

Greșeli frecvente care te costă la control

• Lipsa normei proprii de consum — e una dintre cele patru informații cerute expres de normele Codului fiscal, dar e cel mai des omisă;
• „Scopul deplasării” completat generic — „deplasare în interes de serviciu” nu demonstrează nimic. Scopul trebuie să fie concret și verificabil;
• Kilometri rotunjiți, care nu se potrivesc cu indexul real al vehiculului sau cu alimentările;
• Foi completate retroactiv, toate cu același scris și același pix — semnalul clasic pentru un inspector;
• Mențiunea despre starea tehnică lipsă, deși e cerută explicit de art. 27 alin. (2) lit. a);
• Confundarea foii de parcurs cu documentul de transport al mărfii — sunt lucruri diferite. Pentru marfă ai nevoie de scrisoarea de trăsură CMR, care are propriul regim juridic.

Întrebări frecvente despre foaia de parcurs

Este obligatorie foaia de parcurs?

Da, pentru persoanele juridice deținătoare de vehicule. Art. 27 alin. (2) lit. b) din Regulamentul de aplicare a OUG nr. 195/2002, aprobat prin HG nr. 1391/2006, le obligă să elibereze foaie de parcurs sau ordin de serviciu pentru vehiculele care se deplasează în cursă. Separat, în plan fiscal, foaia de parcurs este documentul prin care se justifică deducerea integrală a cheltuielilor și a TVA.

Există un model oficial de foaie de parcurs impus de lege?

Nu. Legislația nu impune un formular tipizat, așa că poți folosi orice model, inclusiv cel descărcabil de pe această pagină în format PDF, Word sau Excel. Legea impune însă un conținut minim, nu o formă anume.

Ce informații trebuie să conțină obligatoriu foaia de parcurs?

Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal cer cel puțin patru informații: categoria de vehicul utilizat, scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși și norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs. La acestea se adaugă, din Codul rutier, mențiunea privind starea tehnică a vehiculului.

Firmele care deduc 50% mai trebuie să facă foi de parcurs?

Din punct de vedere fiscal, nu: obligația de a întocmi foaia de parcurs apare atunci când se urmărește deducerea integrală, prin dovedirea utilizării exclusive în scopul activității economice. Obligația rutieră din art. 27 alin. (2) din Regulamentul Codului rutier rămâne însă valabilă indiferent de regimul de deductibilitate ales.

Cine completează foaia de parcurs?

Firma o eliberează și completează datele de identificare și mențiunea privind starea tehnică, iar conducătorul auto completează datele cursei: kilometraj la plecare și la sosire, ore, destinații, alimentări. Ambii semnează, iar observațiile șoferului sau ale polițiștilor se consemnează tot în document.

Este acceptată foaia de parcurs electronică?

Da, legea nu impune forma tipărită. Documentul electronic este valabil dacă include informațiile cerute și poate fi pus la dispoziție la control. Foile de parcurs pot fi generate automat din datele unui sistem de monitorizare GPS, care înregistrează kilometrii, orele și traseul în momentul în care se produc.

Ce se întâmplă dacă nu ai foaie de parcurs?

Fiscal, riști ca inspectorii să considere nejustificată utilizarea vehiculului exclusiv în scopul activității economice, ceea ce înseamnă pierderea deducerii integrale a cheltuielilor și a TVA. Rutier, nerespectarea obligațiilor din art. 27 alin. (2) al Regulamentului atrage răspunderea persoanei juridice deținătoare a vehiculului.

Foaia de parcurs este același lucru cu CMR-ul?

Nu. Foaia de parcurs privește vehiculul și cursa, fiind un document intern al firmei, cu rol rutier și fiscal. Scrisoarea de trăsură CMR privește marfa și contractul de transport, fiind proba raportului dintre expeditor, transportator și destinatar. Cele două se întocmesc separat și nu se substituie una alteia.

Tania