Foaia de parcurs este un act esențial în funționarea armonioasă și organizată în domeniul transporturilor auto. Este necesar să avem foaia de parcurs din punct de vedere administrativ, căci ea justifică acțiunile vehiculelor ce fac parte din flota noastră.
Este important să cunoști informațiile ce privesc acest document, aflând totodată și metodele digitalizate de întocmire a foii de parcurs, dar și aspecte precum conținutul și importanța acesteia.
Definiția foii de parcurs
Foaia de parcurs constă într-un act obligatoriu în domeniul transporturilor, fiind necesară de exemplu în eventuale controale efectuate de poliția rutieră, dar și în alte situații.
Articolul 27 alineatul 2 litera b) din Regulament impune proprietarilor sau deținătorilor de vehicule să elibereze foaia de parcurs sau ordinul de serviciu pentru vehiculele care se deplasează în cursă. Prin urmare, realizarea foii de parcurs este necesară din mai multe puncte de vedere cum ar fi:
- eventuale controale efectuate de poliția rutieră;
- organizarea evidenței contabile și fiscale referitoare la combustibilul consumat efectiv (în funcție de numărul de kilometri parcurși);
- dovedirea faptului că vehiculul respectiv este utilizat exclusiv în scopul desfășurării activității economice.
Documentul foii de transport trebuie completat de cel care deține firma care activează în domeniul transporturilor.
De ce este foaia de parcurs un document obligatoriu?
Codul fiscal impune întocmirea foilor de parcurs, acestea fiind obligatorii pentru firmele cu flote auto în domeniul transportului. Un scop al documentului este justificarea deductibilității cheltuielilor și taxei pe valoare adaugată, aferentă cheltuielilor direct atribuite vehiculelor. Transportatotul poate vedea exact ruta pe care a urmat-o șoferul, putând astfel să compare informația cu numărul combustibilului consumat.
Prin intermediul foii de parcurs, șoferul își poate justifica activitatea de transport. Legea prevede că documentul este necesar, în cazul producerii de accidente pe drumurile publice. În astfel de cazuri, sunt necesare pentru efectuarea de cercetări întocmindu-se: procese verbale, schițe, ordin de deplasare sau foaie de parcurs etc.
Din punct de vedere legal, este important să luăm la cunoștință aspectul referitor la protecția muncii. Legea 319/2006, art. 13, lit. e, se definește obligativitatea întocmirii documentelor justificative de tip foaie de parcurs. Conform acestei legi, angajatorul (ne referim aici la firma de transport) are obligația de a oferi instrucțiuni în vederea completării și eliberării de foi de parcurs. Prin aceste foi, angajatorul definește starea tehnică a autovehiculelor la plecarea și la sosirea lor din curse.
Ce cuprinde foaia de parcurs?
Model obligatoriu și general valabil nu există în ceea ce privește foaia de parcurs. Legislația nu cere un anumit model pentru ca documentul să fie valabil. Cu toate acestea enumerăm anumite date pe care foaia de parcurs trebuie să le conțină, și care ne ajută să vedem exact cum s-a desfășurat cursa:
- denumirea societații;
- numărul de înmatriculare al autovehiculului, marca;
- categoria de vehicul;
- starea autovehiculului;
- locul în care a fost vehiculul;
- conducătorul auto;
- data emiterii/întocmirii;
- data si ora expedierii și sosirii, plecare/sosire, data/ora;
- perioada la care se referă;
- norma proprie de consum;
- combustibilul existent în rezervor la începutul și sfâșitul perioadei, pe tipuri de combustibil (benzină, motorină, gaz, ulei pentru schimb, ulei pentru completare);
- alimentările pe parcursul perioadei
- kilometrii la plecare și la sosire, din care pe drumuri neamenajate etc.
Puteți utiliza echipamente de monitorizare GPS pentru informații suplimentare, astfel completarea foii de parcurs fiind simplificată. Legislația acceptă documente electronice din partea companiilor de transport. Documentele digitale pot fi generate în mod automat, prin intermediul unor sisteme de monitorizare GPS basic. Avantajul sistemelor de acest fel este faptul că oferă posibilitatea de monitorizare în timp real a deplasării vehiculelor.
Ce se întâmplă dacă nu ai completat foaia de parcurs?
O posibilitate în acest caz este ca inspectorii fiscali să considere că nu există nicio justificare cu privire la folosirea automobilului în scopul obținerii de venituri.
În plus, veți ajunge să aveți mai mult de plată în lipsa foii de parcurs. Acest lucru se datorează faptului că foaia de parcurs vă ajută să monitorizați traseul vehiculului cu ușurință.
Este adevărat că necesită timp și efort să punem la punct foaia de parcurs. Întocmirea acesteia însă ne aduce un beneficiu pe termen lung în afacerea noastră din domeniul transportului. Prin acest document putem monitorza cu ușurință modul de desfășurarea al cursei.
Ca lucrurile să fie și mai simple, ne putem folosi de tehnologia disponibilă și să utilizăm sisteme de monitorizare GPS care să ne ajute în generarea foilor de parcurs.
Poți descărca un model cu foaia de parcurs mai jos:
Click aici pentru Foaia de parcurs Word
Click aici pentru Foaia de parcurs Excel
